Sin duda, en este proceso una de las claves es la trazabilidad documental. A continuación, te contamos qué es esto exactamente y por qué es tan importante en los procesos de contratación electrónica.
¿Qué es la trazabilidad en la contratación electrónica?
Para empezar, expliquemos a qué nos referimos al hablar de trazabilidad. Se trata de la capacidad de seguir el recorrido completo de un documento: desde su generación hasta su almacenamiento final. Incluye información de quién, cuándo, cómo y desde dónde se firmó un contrato. Este registro permite auditar el proceso, comprobar la integridad del contenido y protegerlo frente a manipulaciones posteriores.
¿Por qué es importante la trazabilidad de un documento?
En caso de litigio, presentar un documento firmado no basta. Lo que realmente es importante es la documentación técnica que lo avala. Sin trazabilidad, un tercero podría impugnar la autenticidad de una firma, pero con Logalty, los procesos se blindan frente a reclamaciones, eliminando dudas sobre quién, cuándo y cómo firmó.
Además, la contratación digital con trazabilidad permite cerrar acuerdos desde cualquier lugar y dispositivo, en tiempo real, y con validez legal instantánea.
- Registro detallado de cada operación: Cada acción vinculada a un documento (envío, apertura, firma, notificación) queda registrada con fecha, hora, firmante, IP, tipo de firma utilizada…. Todas las acciones son marcadas con un sello de tiempo cualificado y se encadenan entre sí, de modo que no es posible manipular la secuencia de acciones, De este modo,este registro inalterable es esencial para auditorías, control interno y defensa legal.
- Garantía de integridad: Los algoritmos criptográficos generan un hash del documento que permite detectar cualquier modificación posterior de la documentación. Si cambia algo después de la firma, se invalida automáticamente.
- Automatización y eficiencia: Los sistemas con trazabilidad automatizan flujos de trabajo, reduciendo errores y eliminando costes asociados al papel, las copias o los escaneos. Esto aumenta la productividad y confiabilidad interna.
Algunos casos de uso donde la trazabilidad marca la diferencia
- Contratación con proveedores o clientes a distancia: cada firma queda registrada y custodiada, evitando disputas tras cerrar un contrato comercial.
- Procesos de recursos humanos: documentación sensible y firmada con trazabilidad ofrece mayor seguridad jurídica y confidencialidad.
- Operaciones reguladas o transfronterizas: las firmas cualificadas con trazabilidad permiten contratos válidos en toda la UE bajo eIDAS.
¿Cómo se garantiza la trazabilidad con valor legal en los documentos electrónicos?
Hay varias soluciones como las que ofrecemos en Logalty que son imprescindibles como:
- Firma electrónica cualificada: el nivel más alto de firma digital, reconocida legalmente como equivalente a la manuscrita en toda la Unión Europea. Identifica al firmante de forma única e inequívoca.
- Sellado de tiempo cualificado: certifica el momento exacto de la firma, aportando presunción legal de existencia e integridad del documento.
- Trazabilidad extensiva: todas las operaciones quedan registradas —envío, apertura, firmantes, dispositivos, métodos de firma— y se incorpora en un informe técnico certificable.
- Custodia de evidencias con garantías ISO y ENS: Logalty conserva todos los elementos probatorios durante al menos cinco años en entornos certificados ISO 27001, ISO 9001 y ENS alto.
Sin duda, la trazabilidad de un documento es un aspecto fundamental de trámites como la contratación electrónica. Si no se puede trazar correctamente un documento, pueden surgir problemas frente a reclamaciones o impugnaciones. Por eso, en Logalty vamos más allá de simplemente firmar un documento: aportamos un ecosistema legal y técnico completo que genera, custodia y presenta evidencia jurídica certificada, con trazabilidad garantizada, depositándose ante notario, y cumpliendo los más altos estándares normativos y técnicos.
